Introducción.
Toda empresa debe tener un
proceso administrativo con la finalidad de que se tenga éxito y perdure por
mucho tiempo. Mediante el proceso administrativo se establecen los objetivos y
las metas a alcanzar.
El proceso administrativo
sirve para poder planear lo que se va a realizar, establecer y definir bien la
estructura de la organización, a través de la dirección se tomando las mejores
decisiones relacionadas con el mejor funcionamiento de la empresa, todo eso
logrando una buena organización con su equipo de trabajo y al mismo tiempo
controlando los problemas que surgen en el camino.
A continuación, se presentará
el proceso administrativo de una papelería, en donde se detallará cada paso de
sus fases tanto mecánica como dinámica.
Desarrollo.
De la PyME seleccionada se ilustra brevemente
sus datos generales, por ejemplo: giro, tamaño, al sector que pertenece, etc.
Giro: compra y venta de artículos escolares y
de oficina. Renta de equipos de cómputo.
Tamaño: es una PyME ya que cuenta con 09
trabajadores.
Sector al que pertenece: está registrada como
persona física dentro del régimen de incorporación fiscal.
Dirección: Calle Valle de Calafia Núm. 34 en el
Fraccionamiento el Vergel, en Tecamachalco Puebla, C.P. 75480
Denominación:
Papelería La Tarea
Se
presentarán los puntos del proceso administrativo.
¿Cómo
será la planeación de la empresa?
Objetivos:
Estratégico: implementar ofertas que estén al alcance de los clientes, teniendo
la calidad en cada artículo y trabajos presentados, poner artículos que son más
solicitados por los clientes y artículos de moda para los jóvenes y niños, de
esa forma se podrá tener más clientes. Táctico: Generar un crédito para poder
surtir el negocio para que se tengas productos nuevos y modernos. Contratar
personal y capacitarlo para que dé un buen servicio y este abierto todo el día.
Operacional: Satisfacer las necesidades de nuestra comunidad y poner los
precios de forma accesible. Lograr mantener el negocio abierto en horas donde
los clientes realizan sus tareas escolares.
Programas:
Área de ventas: se abre a las 7:00 horas, se realiza la limpieza de las
instalaciones y equipos de trabajo, se atiende al cliente conforme va llegando,
tendiendo en cuenta que se dejan de lado las labores de limpieza para atender
al cliente, se abren los programas necesarios para poder laborar.
Área
de contabilidad: capturar los ingresos y egresos por fecha en Excel, se
ingresan los datos a fin de mes para poder hacer el calculo para el pago
correspondiente de impuestos, se emiten los pagos referenciados, se hacen pagos
en las instalaciones bancarias.
Área
de gerencia: revisión de los estados financieros, revisión de presupuestos,
supervisión del área de ventas, solución a problemas constantes y toma de
decisiones.
Políticas:
Se debe ser puntual a la hora de entrada y salida de la jornada laboral. El
personal debe cumplir con sus respectivas actividades de acuerdo a su
departamento.
La
información proporcionada a todos los trabajadores debe ser confidencial.
Se
debe portar el uniforme de acuerdo al día establecido.
La
atención al cliente debe ser de calidad y con prontitud.
Procedimientos:
Flujograma de atención al cliente.
Presupuestos:
presupuesto anual de papelería la tarea.
Concepto
|
Ene
|
Feb
|
Mar
|
Abr
|
May
|
Jun
|
Jul
|
Ago.
|
Sep.
|
Oct
|
Nov
|
Dic
|
+ Cobro
clientes
|
7025
|
6983
|
4385
|
2059
|
6127
|
5927
|
3891
|
8040
|
7486
|
6906
|
5478
|
2574
|
-Proveedores
|
300
|
363
|
621
|
350
|
360
|
0
|
0
|
10000
|
364
|
294
|
350
|
0
|
-Salarios
|
5000
|
5000
|
0
|
0
|
4500
|
4000
|
0
|
5000
|
5000
|
5000
|
4000
|
0
|
-Internet
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
600
|
-Luz
|
820
|
0
|
710
|
0
|
656
|
0
|
538
|
0
|
789
|
0
|
523
|
0
|
-Agua
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
50
|
Total
|
255
|
970
|
2404
|
1509
|
-39
|
1277
|
2703
|
1390
|
683
|
962
|
-45
|
1924
|
SALDO
|
13993
|
Proyectos:
Proyecto de crecimiento al 2021
|
|||||||
Papelería la tarea
|
|||||||
Utilidad Anual
|
Proyección
|
||||||
2015
|
2016
|
2017
|
2018
|
2019
|
2020
|
2021
|
|
Utilidades
|
9589
|
11352
|
13993
|
15841
|
17523
|
20658
|
25874
|
¿Cómo
se llevará a cabo la organización?
Describa
como es la
División
del trabajo:
Dueño:
Angelica Rodríguez Cid
Gerente
General: Carlos A Cruz Rodríguez
Encargado
de ventas: Ma Luz Rocha Pérez
Coordinador
de finanzas: Carolina Vázquez Rodríguez
Encargado
de contabilidad: Yoatzi Vázquez Rodríguez
Auxiliar
contable: Verónica Avalos Torres
Encargado
de limpieza: Francisca Pérez González
Coordinación:
¿Cómo se lleva a cabo la
dirección?
Describe como se da
La toma de decisiones:
mediante las juntas que se hacen una vez al mes, se juntan los directivos para
analizar los estados financieros de la empresa. Todos ponen sus propuestas en
base a ello y entre todos se toman las mejores propuestas para decidir cual es
la que se aplicara.
La integración: se esta
tomando de forma constante las actividades que cada personal esta realizando, con
ello, se determina si es necesario hacer un poco más. Se esta monitoreando que
la tecnología y los recursos materiales para que puedan trabajar los empleados.
La motivación: se les
incentiva cuando las ventas se elevan, si tiene algún compromiso y piden un
día, se les da con goce de sueldo. El aumento de salario va de acuerdo con las
ventas.
La comunicación: los
trabajadores pueden tener comunicación con los directivos, es una empresa chica
y la comunicación es directa e informal. Cuando se requiere de juntas se hace un
comunicado y se lleva a cabo.
La autoridad: los encargados
de cada área deben estar al pendiente del personal que tiene al mando, sabe lo
que hacen y la forma en que lo hacen.
La delegación: se les da una
comisión a cada persona para que lo realicen y de esa forma no se dupliquen las
actividades.
El liderazgo: se tiene un
líder que es quien se encarga de motivar al personal, de comunicar las tareas
del día y con quien se pueden dirigir todos.
¿Cómo
aplicara el control dentro de la PyME?
Describe como desarrollara
cada uno de los siguientes puntos
Estándares: se requiere
aumentar las ventas mediante lagunas ofertas que se puedan generar de acuerdo
con las temporadas.
Se tiene que de acuerdo con
los estándares de medición las ventas van en aumento ya que se implementa un
10% de descuento en listas escolares y un regalo, esto es motivación para los
clientes y por ellos se ve reflejado dentro de las ventas de la empresa.
Medición de resultados: los
resultados se miden mediante el clima laboral que se tiene dentro de la
empresa, se trata de que todo trabajen en equipo, sin discriminación, en
armonía y comunicación constante. Se tiene la medición contable a través de los
estados financieros cada mes en una reunión de directivos. Se hace una medición
a través de encuestas de satisfacción al cliente, es importante conocer las
necesidades de los clientes.
Comparación:
Proyecto de crecimiento al 2021
|
||||||
Papelería la tarea
|
||||||
2016
|
||||||
enero
|
febrero
|
marzo
|
abril
|
mayo
|
junio
|
|
ventas
|
326
|
856
|
1365
|
947
|
587
|
987
|
2017
|
||||||
enero
|
febrero
|
marzo
|
abril
|
mayo
|
junio
|
|
ventas
|
255
|
970
|
2404
|
1509
|
-39
|
1277
|
Diferencia
|
-71
|
114
|
1039
|
562
|
548
|
290
|
Detección de desviaciones: una
vez que se tiene la comparación entre los dos últimos años 2016 y 2017 se
observa que hubo perdidas en el mes de enero y mayo; esto se debe ya que en el
2017 la papelería no estaba en buena ubicación y al inicio del año las ventas
bajaron de forma considerable.
Corrección de desviaciones:
una vez que se identifico la causa por la perdida en ventas se procedió a
corregir esa causa. El establecimiento se movió de lugar cerca de una escuela y
eso se vio reflejado de manera favorable para todos.
Conclusión.
Retroalimentación: la mayor
parte de las empresas que comienzan siendo familiares tienen una mala
administración, todo quieren estar organizando y no se dejan retroalimentar con
la finalidad de mejorar la pyme.
Este es el caso de esta
pequeña pyme que se presenta, existen ocasiones donde no todos contribuyen y
solo están en las juntas mensuales para poner sus puntos de vista y poder tomar
decisiones, sin embargo, la intención es que se involucren de forma total para
que el cliente se vaya satisfactoriamente por haber realizado su compra en
dicha organización.
BIBLIOGRAFIA
UNADM. (2018). Unidad 2. El
proceso administrativo en las PyME. Consultado el 04 de agosto de 2018.
Recuperado de: https://unadmexico.blackboard.com/bbcswebdav/institution/DCSA/BLOQUE1/GAP/03/GADMA/U2/descargables/contenido.pdf
Anónimo. (2010). La
planeación. Programas y presupuestos. Consultado el 18 de agosto 2018.
Recuperado de: http://adminitracionyplaneaciondionicio.blogspot.com/2010/04/programas-y-presupuestos.html
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